【Tips】契約のある取引先企業のみを表示する 【フォーラムQA】

フォーラムでのご質問への回答です。

ご質問に類似する機能はよく実装するものです。
抽象化すれば、「あるカテゴリだけのデータを表示する」というものです。

このテーマはレベル分けが大切であると思います。
①アクセスを容易にしたい
②アクセスを制限したい
「・・・だけを表示」という要件は上のどちらかに分類されます。
①は容易です。②は考慮が必要になる場合があります。

①アクセスを容易にしたい
今回、これが要件であると推測されます。
「契約フラグ」を設けて、各ビューの条件に「契約フラグ」が「はい」であるという条件を付けるのが定石です。

取引先企業のフォームエディタ画面を起動します。2016-06-17 15_53_54-

「契約フラグ」を追加し、保存・公開します。
※フィールド追加は常にフォームエディタから行うことを推奨します。
フィールド追加後、ほとんどのケースでフォームに配置するからです。2016-06-17 15_55_58-フィールド_ 新規の取引先企業2016-06-17 15_57_28-フォーム_ 取引先企業

取引先企業の「アクティブな取引先企業」ビューに移動します。2016-06-17 16_00_10-ソリューション _ 既定のソリューション - Microsoft Dynamics CRM

条件に「契約フラグ」が「はい」であるという条件をつけ、公開します。2016-06-17 16_01_17-ビュー _ アクティブな取引先企業 - Microsoft Dynamics CRM
出来上がりの詳細確認は省略します。アクティブな取引先企業を表示するとレコードが表示されていません。2016-06-17 16_05_26-取引先企業 アクティブな取引先企業 - Microsoft Dynamics CRM
当然新規で作成された「契約フラグ」の値が「はい」のデータが存在しないからです。
以上です。

②アクセスを制限したい
顧客情報を共有することを目的(全体公開が前提)の仕組みに制約を入れるのは望まれる方向性ではありません。
まずは、本当に制限が必要かを確認するようにしています。経験上半分くらいは①のケースが含まれます。
・契約前の企業はなぜ表示されてはいけないのか。
 本来選択してはいけないという状態であり、誤操作として選択してしまうからか。
 であれば選択しにくくすることで回避はできないか。
・業務を変更できないか。契約後にリードから変換するのではなぜダメか。
 このようなことを議論して①として扱えないかを探ります。

そのうえで②となった場合は具体的な機能要件をヒアリングします。
・法務部ユーザーは表示された方がいいが、営業部はダメ
→セキュリティロールと部署、取引先企業の所有者で制限、運用を考える(ノンコーディング)
・取引先企業を作成した人は表示していいが、その他はだめ。
色々その他業務機能を推測しながら検討すると、コーディングにて制御しかなくなる。
→案1.Pluginにてデータの読み込み制限を入れる。
→案2.JavaScriptのOnloadにて警告ポップアップと共に画面を強制的に落とす
※その他色々ありますが、割愛します。
以上です。

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