実践 Dynamics CRM環境運用 (8) 【新機能】Online環境のバックアップリストア

従来、Dynamics CRM Online環境のバックアップリストアは以下のような仕様でした。
バックアップ:MSが日次で取得
リストア:個別にSRで依頼

2016 Update1から、リストアを任意のタイミングで実施できるようになりました。
詳細はこちらを参照してください。

頻度や保存数に上限があってもいいので、手動バックアップと長期保存ができると
より柔軟な運用が可能になってくると思います。

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【Tips】AppSourceの利用方法

先日、Dynamics365が発表されると共に、AppSourceも発表されました。
※詳細はこちら

AppSourceはストアを拡張したようなものです。
Dynamics CRM Onlineに適用できるソリューションも今後はこちらにアップされます。
こちらはプロジェクトベースの営業(プロジェクトサービス)のソリューションを適用する方法です。
今後はこのような手順でソリューションを利用してくことができるように思われます。
※ここでいう「ソリューション」はDynamics CRMにおいて画面構成を定義したファイルである
 「ソリューションファイル」とは全く異なります。

【Tips】CRM環境オープン後の初期設定

2016年春のアップデート後のCRM Online環境では
以下の初期設定を行わないとカスタマイズができなくなりました。
ログイン後に解説はなく、自習書にもまだ記載がないため気づきにくいです。

ログイン直後は以下のようにメニューが少なく表示されます。
[設定]>[セキュリティ]をクリックします。2016-06-20 15_50_00-ダッシュボード_ Sales Activity Dashboard - Microsoft Dynamics CRM
[ユーザー]をクリックします。2016-06-20 15_50_05-セキュリティ - Microsoft Dynamics CRM
アカウントを選択し、[管理者に昇格]をクリックします。2016-06-20 15_50_13-ユーザー 有効なユーザー - Microsoft Dynamics CRM
2016-06-20 15_50_18-管理者に昇格

 

 

 

 

 

以上です。
以下のようにメニューが表示されるようになります。2016-06-20 15_50_30-ユーザー 有効なユーザー - Microsoft Dynamics CRM

【Tips】契約のある取引先企業のみを表示する 【フォーラムQA】

フォーラムでのご質問への回答です。

ご質問に類似する機能はよく実装するものです。
抽象化すれば、「あるカテゴリだけのデータを表示する」というものです。

このテーマはレベル分けが大切であると思います。
①アクセスを容易にしたい
②アクセスを制限したい
「・・・だけを表示」という要件は上のどちらかに分類されます。
①は容易です。②は考慮が必要になる場合があります。

①アクセスを容易にしたい
今回、これが要件であると推測されます。
「契約フラグ」を設けて、各ビューの条件に「契約フラグ」が「はい」であるという条件を付けるのが定石です。

取引先企業のフォームエディタ画面を起動します。2016-06-17 15_53_54-

「契約フラグ」を追加し、保存・公開します。
※フィールド追加は常にフォームエディタから行うことを推奨します。
フィールド追加後、ほとんどのケースでフォームに配置するからです。2016-06-17 15_55_58-フィールド_ 新規の取引先企業2016-06-17 15_57_28-フォーム_ 取引先企業

取引先企業の「アクティブな取引先企業」ビューに移動します。2016-06-17 16_00_10-ソリューション _ 既定のソリューション - Microsoft Dynamics CRM

条件に「契約フラグ」が「はい」であるという条件をつけ、公開します。2016-06-17 16_01_17-ビュー _ アクティブな取引先企業 - Microsoft Dynamics CRM
出来上がりの詳細確認は省略します。アクティブな取引先企業を表示するとレコードが表示されていません。2016-06-17 16_05_26-取引先企業 アクティブな取引先企業 - Microsoft Dynamics CRM
当然新規で作成された「契約フラグ」の値が「はい」のデータが存在しないからです。
以上です。

②アクセスを制限したい
顧客情報を共有することを目的(全体公開が前提)の仕組みに制約を入れるのは望まれる方向性ではありません。
まずは、本当に制限が必要かを確認するようにしています。経験上半分くらいは①のケースが含まれます。
・契約前の企業はなぜ表示されてはいけないのか。
 本来選択してはいけないという状態であり、誤操作として選択してしまうからか。
 であれば選択しにくくすることで回避はできないか。
・業務を変更できないか。契約後にリードから変換するのではなぜダメか。
 このようなことを議論して①として扱えないかを探ります。

そのうえで②となった場合は具体的な機能要件をヒアリングします。
・法務部ユーザーは表示された方がいいが、営業部はダメ
→セキュリティロールと部署、取引先企業の所有者で制限、運用を考える(ノンコーディング)
・取引先企業を作成した人は表示していいが、その他はだめ。
色々その他業務機能を推測しながら検討すると、コーディングにて制御しかなくなる。
→案1.Pluginにてデータの読み込み制限を入れる。
→案2.JavaScriptのOnloadにて警告ポップアップと共に画面を強制的に落とす
※その他色々ありますが、割愛します。
以上です。

【Tips】 ADアカウントとCRMユーザーの紐づけ問題【削除のケースだけじゃない?】

大切なテーマです。
運用系のナレッジがJapan Dynamics CRM Team Blogに投稿されていました。
こちら

Japanブログに記載されていることは当然発生することですが、事態は比較的軽いものだと思います。
再度CRMのユーザーをアクティブ化しようとする作業を行っているため、気付きやすいと思います。

どちらかというと影響が大きいケースは、バックアップデータからの復元のケースだと思います。
こちらの場合、復元したものの全アカウントがCRMにアクセスできるのかわからないため、事態は重いものだと思います。
問題点に対する指摘は以前に投稿した「実践 DYNAMICS CRM環境運用 (2) DBの復元」の最下部あたりを参照してみてください。

問題発生の可能性だけを指摘し、回避策にはあえて触れませんでしたが、
この問題もJapanブログに記載されている方法である「組織のインポート」で回避することができます。
私の投稿にも手順はありますので、参考にしてみてください。

最後に、「組織のインポート」を実施する際の注意です。
「組織のインポート」はADに存在するアカウント情報をもとにCRMのユーザー情報を作成します。
氏名や役職、部署、電話番号等の情報はADの値を利用します。
したがって、これらのデータをCRM上で変更して運用している場合は、値が「元にもどる」ことが発生します。
実施後に値の修正が必要となります。

【Tips】Onlineで旧バージョン環境を利用する方法

Dynamics CRM Onlineの評価環境を申し込むとその時点で最新のバージョンの環境が提供されます。
しかしながら様々な理由によって、旧バージョンを利用したいケースがあります。
今回は旧バージョンを利用する方法をご紹介します。

設定を行う場所は「Office365管理センター」です。
管理センター>CRMをクリックしてください。2016-06-03 00_04_33-Office 管理センターのプレビュー - ホーム

変更したいインスタンスを選択して[編集]をクリックしてください。2016-06-03 00_09_43-Microsoft Dynamics CRM Online

「インスタンスの種類」を[サンドボックスインスタンス]に変更して[次へ]をクリックしてください。2016-06-03 00_11_36-Microsoft Dynamics CRM Online

[保存]をクリックしてください。2016-06-03 00_12_52-Microsoft Dynamics CRM Online

[リセット]をクリックしてください。2016-06-03 00_13_46-Microsoft Dynamics CRM Online

「対象のバージョン」で任意のバージョンを選択し、[次へ]をクリックします。2016-06-03 00_15_44-Microsoft Dynamics CRM Online

警告に注意してください。
以上です。お試しください。

【Tips】Lookupフィールド 【フォーラムQA】

今回はLookupに関するご質問です。

①表示件数
増やすことはできません。
ただ、操作を工夫することで増やす必要がないかもしれません。
例えば、直接的な文字列入力するような方法です。
取引先企業に「業種」というカスタムエンティティをLookup項目として関連付けてみます。
2016-05-28 19_21_52-取引先企業 _ アドベンチャー ワークス (サンプル)
「業種」エンティティにはプライマリーフィールドとして[業種名]とその他のフィールドとして[業種コード]を持つようにしています。
2016-05-28 19_25_49-業種_ 林業
Lookupフィールドに直接「林」と入力し、フォーカスを外してみます。
そうすると、「林業」が選択されます。「林」から始まる「業種」レコードが存在している場合は、
警告表示がなされ、複数の選択肢を表示させてくれます。
さらに補足をすると、[業種コード]の「2」でも同じような操作で選択するようにすることができます。
[業種コード]も検索列対象にするには「業種」エンティティの「簡易検索ビュー」のカスタマイズで変更できます。
2016-05-28 19_33_34-ソリューション _ 既定のソリューション - Microsoft Dynamics CRM
2016-05-28 19_43_33-ビュー _ アクティブな業種の簡易検索 - Microsoft Dynamics CRM「検索列の追加」で[業種コード]にチェックを入れて保存し、公開します。

②候補リストの高さ
これは最新のバージョンでは発生しません。
原因はそのLookupフィールドの上下にスペースがないからです。
2016-05-28 19_49_08-フォーム_ 取引先企業図のように上下にフィールドが存在しない場合に発生します。何等かのフィールドやスペーサーを設けると解決できるはずです。

③並び順
Lookupフィールドの検索は「検索ダイアログボックスビュー」で定義されます。
今回の場合であれば、「業種」エンティティの検索ダイアログボックスビューで設定します。